Твои опасения абсолютно оправданы, именно на этих «мелочах» бюджет и раздувается! Ты правильно начал — базовая аренда зала это только начало. Обязательно запроси у каждой площадки полный коммерческий прайс-лист. Вот на что нужно обратить внимание в первую очередь: плата за сверхурочные (часто мероприятия затягиваются), стоимость работы штатного звукорежиссёра или светового оператора (обычно это обязательная позиция, если ты пользуешься их техникой).

Отдельно уточни про клининг: включена ли уборка в стоимость, или это оплачивается отдельно по часам работы уборщицы. И да, про депозит — это стандартная практика, его потом возвращают, если всё в порядке. Обязательно заложи в бюджет оплату услуг кейтеринга, который будет доставлять еду, и их бригады официантов. Чтобы сразу видеть более прозрачные варианты, можно искать площадки, которые предлагают комплексные пакеты под мероприятия. Например, на сайте, посвящённом аренде для корпоративов: https://culturepalace.ru/korporativy можно узнать, что именно входит в стоимость, что помогает лучше спланировать бюджет.