Мне кажется что в первую очередь вам надо усвоить какие основные ошибки могут допускать организаторы подобных мероприятий/ Вот тут есть отличная статья на эту тему, советую вам ее прочесть. И только когда вы научитесь этому, то дальше уже будет намного проще работать в этой сфере, когда все будет идти как планируется.